Esok-verkosto

Yleisen väitöskirjamallipohjan ja siitä tuotettavan PDF-tiedoston saavutettavuus

Pekka Olsbo

Johdanto

Jyväskylän yliopiston pääjulkaisusarjoissa julkaistavien väitöskirjojen tuotantoa varten on kehitetty Word-mallipohja. Mallipohja on kehitetty yhteistyössä yliopiston kirjaston ja IT-palvelujen kanssa. Tässä dokumentissa tutkitaan mallipohjan saavutettavuutta ja selvitetään, millaisia muutoksia pohjaan tulee tehdä, jottei mallipohja sisältäisi sen saavutettavuutta häiritseviä tekijöitä. Lisäksi tutkitaan mallipohjasta tuotettavaa PDF-tiedostoa ja sen saavutettavuutta verkossa.

Mallipohjien käyttö ja tuotanto

Jyväskylän yliopiston väitöskirjoista suurin osa julkaistaan yliopiston pääjulkaisusarjoissa, joista käytetään tässä nimitystä yliopistosarjat. Yliopistosarjoja on tällä hetkellä kuusi tieteenalakohtaista sarjaa. Sarjoille on määritelty suhteellisen tarkat ulkoasuohjeet, joita myös pyritään noudattamaan aina kun se on mahdollista.

Vuonna 2009 alettiin sarjoille kehittää Word- ja Open Office -mallipohjia, jotka otettiin laajamittaisempaan käyttöön vuoden 2010 aikana. Muutaman vuoden jälkeen on päästy tilanteeseen, jossa suurin osa yliopistosarjoissa tuotettavista väitöskirjoista tuotetaan mallipohjasta.

Jyväskylän yliopistossa yliopistosarjojen tuotannosta ja kustantamisesta vastaa yliopiston kirjaston julkaisuyksikkö. Väitöskirjan (monografiaväitös, ei artikkeleita) julkaisuprosessi voidaan kuvata lyhyesti seuraavasti:

  1. Väittelijä tuottaa tekstinsä mallipohjaan ja toimittaa sen julkaisuyksikköön.
  2. Julkaisuyksikkö tarkistaa Word-tiedoston ja tekee siihen tarvittavat korjaukset.
  3. Julkaisuyksikkö tuottaa kirjaan alkusivut ja tiedostosta painovalmiin PDF-tiedoston.
  4. Väittelijä tarkistaa PDF-tiedoston ja tarvittaessa antaa julkaisuyksikölle tiedoksi tarvittavat sisällölliset korjaukset.
  5. Julkaisuyksikkö toimittaa valmiin tiedoston painoon vedostettavaksi.
  6. Väittelijä ja julkaisuyksikkö tarkistavat printtivedoksen.
  7. Painoon annetaan ilmoitus vedoksen hyväksynnästä sekä tarvittavat tilaus- ja jakelulomakkeet.
  8. Julkaisuyksikkö tuottaa PDF-tiedostosta verkkoversion ja toimittaa sen eteenpäin luetteloitavaksi ja siirrettäväksi JyX-julkaisuarkistoon.

Kun tässä selvityksessä jatkossa kuvataan saavutettavan tiedoston tuottamista ja sen vaikutuksia julkaisuprosessiin, tutkittavana mallina käytetään juuri edellä kuvattua prosessia.

Mallipohja ja sen saavutettavuus

Nykyisin käytössä oleva mallipohja ei ilman muokkauksia vastaa kaikkia saavutettavuuden ja esteettömyyden kriteerejä. Ensimmäinen huomio kiinnittyy mallipohjassa käytettävään fonttiin BookAntiquaan. Tämä päätteellinen fontti ei ole paras mahdollinen. Mallipohjasta löytyy myös muita Word-tiedoston saavutettavuutta rajoittavia, lähinnä muotoiluun liittyviä seikkoja. Word-tiedoston mallipohjaan on tehtävä seuraavia muutoksia:

  • fontti on muutettava Arialiksi
  • tiettyjä asetteluja ja muotoiluja on yksinkertaistettava ja tyylejä tarkastettava tabulaattorin käytön minimoimiseksi
  • kielimääritykset on tarkistettava ja määriteltävä kaikkiin tyyleihin
  • taulukoihin ja kuvioihin on lisättävä vaihtoehtoiset tekstikuvaukset
  • ulkoisiin ohjeisiin on lisättävä tarvittavia ohjetekstejä ja linkkejä.

Näillä muutoksilla väitöskirjamallipohjasta saadaan dokumentti, joka ei Wordin omassa tiedoston helppokäyttöisyyden tarkistuksessa anna enää virheilmoituksia. Mallipohja myös näyttäisi pysyvän suhteellisen virheettömänä, vaikka siihen tuodaan tekstiä muista dokumenteista, kunhan kaikki elementit muistetaan merkitä tyyleillä. Voidaan kuitenkin olettaa, että virheiden määrä kasvaa, kun muista dokumenteista tuodaan elementtejä. Näin käy varsinkin siksi, että dokumenttia laativilla väittelijöillä ei välttämättä ole käsitystä Word-dokumentin saavutettavuudesta.

Mallipohjaa voi muokata erilaisiin tarpeisiin tyylejä muuttamalla.

PDF-tiedoston generointi mallipohjasta

Mallipohjasta on generoitu PDF-tiedosto valitsemalla Wordin valintanauhalta Acrobat

Kuvakaappaus Wordin valintanauhasta, Acrobat valittuna.

 

Acrobat-valintanauhalta valitaan Preferences ja varmistetaan, että Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF on valittuna. Katso tarkemmin Wordin PDF-vaihtoehdoista suosituksemme artikkelista asiakirjojen muuntaminen PDF-muotoon.

 

Kuvakaappaus Acrobat PDFMaker, Settings-välilehti.

Settings-välilehden valinta Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF on saavutettavuuden kannalta ratkaiseva. Sillä varmistetaan luotavan PDF-asiakirjan saavutettavuus, tekstin uudelleen juoksutus ja tunnisteiden eli tagien käyttö.

Kuvakaappaus Acrobat PDFMaker, Security-välilehti.

Security-välilehden valinta Enable text access for screen reader devices for the visually impaired sallii tekstin lukemisen ruudunlukuohjelmalla.

Kuvakaappaus Acrobat PDFMaker, Word-välilehti.

Enable advanced tagging -valinta mahdollistaa tunnisteiden monipuolisen käyttämisen esimerkiksi lomakkeissa ja taulukoissa. Valinta ei ole välttämätön asiakirjoissa, joissa ei ole lomakkeiden tai taulukoiden kaltaisia ratkaisuja eikä valinnasta ole pelkästään hyviä kokemuksia (1), joten sen vaikutukset kannattaa varmistaa.

Kuvakaappaus Acrobat PDFMaker, Bookmarks-välilehti.

Varsinkin laajassa julkaisussa Bookmarks-välilehden valinnoilla parannetaan sähköisen PDF-tekstin käytettävyyttä lisäämällä kirjanmerkit Word-asiakirjan rakenteeseen.

Näin generoidulle PDF-tiedostolle on tehty Adobe Acrobat X Pro -ohjelman oma saavutettavuustesti, Accessibility full check. Saadun raportin perusteella PDF-dokumentissa on kaksi ongelmaa: kielimääritykset eivät siirry Word-tiedostosta PDF-tiedostoon, ja tab-order eli tiettyjen kenttien rakenne ja sarkainjärjestys aiheuttaa hankaluuksia.

Nämä kaksi ongelmaa saadaan korjattua PDF-tiedostosta suhteellisen helposti. Kieli määritellään dokumentin ominaisuuksista. Dokumentin rakenne määritellään seuraavan polun kautta: Page Properties > Tab Order > Use Document Structure. Näillä toimenpiteillä Word-mallipohjasta saadaan tuotettua PDF-tiedosto, joka ei anna virheilmoituksia Acrobatin saavutettavuustestissä.

Myös .txt- ja .htm-muotoihin tallennettu Word-tiedosto toimii kuten pitää.

Word-mallipohjan ja siitä generoidun PDF-tiedoston saavutettavuus täytyy vielä testata käytännössä tarvittavilla välineillä. Testejä on koottu tämän suosituksen Testaaminen, arviointi ja saavutettavuustyökalut taulukkoon. Hakupalveluilla löytyy vaihtoehtoja verkosta esimerkiksi haulla: pdf accessibility checker.

Mallipohja käytännön julkaisuprosessissa

Minimitestauksessa väitöskirjan mallipohja näyttää toimivalta, ja saavutettava PDF-tiedosto on helppo luoda. Silti on kyseenalaista, toimiiko mallipohja käytännössä. Väitöskirjan varsinainen julkaisuprosessi on usein hyvin nopea, ja monet väittelijät tuottavat väitöskirjansa mallipohjaan vasta lopuksi. On vaikea uskoa, että kiireessä tehty Word-tiedosto olisi ongelmaton.

Väitöskirjan tekijät tulisi ohjeistaa jo väitöstutkimuksen alkuvaiheessa käyttämään mallipohjaa oikein. Silloin varsinaiseen julkaisuprosessiin tuotettava tiedosto olisi muokattavissa saavutettavaan muotoon ilman suurta lisätyötä. Keskeistä on siis tutkijoiden koulutus. Saavutettavuuden ja esteettömyyden periaatteet olisi saatava kiinteäksi osaksi tutkijoiden tohtorikoulutusta. Väitöskirjojen julkaisemiseen varatut henkilöstöresurssit eivät riitä suuriin muokkauksiin julkaisuprosessin loppuvaiheessa.

Tämä hankkeen puitteissa ei ollut mahdollisuutta tutkia tarkemmin epub-formaatin tuottamista Word-mallipohjasta. Epub-formaatin tuottamiseen pätevät samat rajoitteet kuin edellä, eli suurin ongelma on resurssien vähäisyys.

Lähteet

  1. Standards & Accessibility (tagged PDF). Acrobat, Adobe Community. 2013. Haettu 15.12.2013.