Esok-verkosto

Hankinnat ja saavutettavuus

Kohti käytettävyyden ja saavutettavuuden perustasoa

Sisältö

Johdanto

Tuotteiden ja palvelujen hankinnat ovat merkittävä mahdollisuus edistää korkeakoulun saavutettavuutta. Hankintalaki on antanut esteettömyyden ja saavutettavuuden toteuttamiseen mahdollisuudet 2007 lähtien (1). Esimerkkejä uusienkin rakennusten, verkkosivujen ja tietojärjestelmien esteistä löytyy kuitenkin edelleen. Usein esteiden korjaaminen tai "kiertäminen" on kalliimpaa kuin saavutettavan ratkaisun tekeminen olisi ollut.

Selityksinä saavutettavuuden poissaololle hankintalistoilla on pidetty käytännön ohjeiden, esimerkkien, standardien (2), sertifioinnin (3), osaamisen, strategisen ja poliittisen ohjauksen (4) puutteellisutta. Saavutettavuuteen on alettu suhtautua vakavammin julkisten palvelujen sähköistämisen edetessä. Esimerkiksi hankintalakia uudistettiin kesällä 2010 edistämään sosiaalista vastuuta julkisissa hankinnoissa. Myös käytännön ohjeita on tarjolla.

Etenemispolku kohti käytettävyyden ja saavutettavuuden perustasoa

Etenemispolkuun vaikuttaa toteutustavan valinta (esimerkiksi vesiputous - inkrementaalinen - kokonaan ketterä).

Ketterien kehittämismallien etuna pidetään mahdollisuutta vesiputousmallia joustavampaan iteratiiviseen etenemiseen sovittujen vaiheiden kautta. Ketterien menetelmien haasteena on hankinnan kohteen määritteleminen riittävän yksityiskohtaisesti (5, 41).

Ketterien menetelmien käyttämiseksi voi hankehallinnan ja johtamisen hallitseva hankintayksikkö kilpailuttaa yritysten sijaan henkilörerusseja ja ostaa tarvitsemaansa IT-osaamista (5, 41). Toisin sanoen "Ostetaan työtä, ei lopputulosta". Lue tästä lisää Valtiokonttorin (2013) dokumentista Ketterän palvelukehityksen ostaminen (pdf-tiedosto)

Kuvassa on Tomi Järvisen (Aalto-yliopisto) kommentointi erääseen Jani Ruuskasen (Valtiokonttori) esittämään, lähinnä vesiputousmalliseen etenemispolkuun kohti käytettävyyden perustasoa tietojärjestelmähankinnoissa.

Uudet palvelut (räätälöity) etenemispolku kohti käytettävyyden perustasoa -vesiputousmalli, jonka vaiheet ovat: Hankinta, Huditointi, Kuuleminen, Auditointi, Palvelun jatkuva kehittäminen.

Järvinen pitää erityisen tärkeänä käytettävyyden ja saavutettavuuden huomioon ottamista jo hankinnan esiselvityksessä ja vaatimusmäärittelyssä. Hän mallintaa hankintaa hankemuotoisena toteutuksena.

Hanke tietojärjestelmän hankkimiseksi

Tomi Järvinen

Jos hankkeen kustannukset menevät yli kilpailutusrajan 30 000 euroa, se kestää tyypillisesti 6 kuukaudesta yhteen vuoteen.

1. Esiselvitys

Esiselvitysvaiheessa on tarkoitus ensisijaisesti selvittää asiakkaan tarpeet. Vastuussa esiselvityksestä on tyypillisesti hankepäällikkö tai asiakkaasta vastaava asiakkuuspäällikkö. Tarpeiden selvittäminen ei aina ole kovin helppoa vaan tähän vaiheeseen saattaa kuulua hyvin paljon  käyttäjä/asiakashaastatteluja ja taustatutkimuksia, käyttötilanteiden videointia.

Kun oikeat tarpeet on tiedossa voidaan aloittaa varsinaisten ratkaisuvaihtoehtojen etsiminen. Tarkoitukseen saattaa soveltua jo olemassa oleva ratkaisu, sitä ei ole vain osattu käyttää oikein. Jos on tarpeen aloittaa uuden hankinta ja varsinainen hanke, tulee aloittaa kartoitus markkinoista ja teknologioista, jotka tarpeeseen soveltuvat. Tämä vaihe on vaativa ja vaatii usein monen eri tahon osallistumista. Teknologia-asiantuntijoita, IT-arkkitehtejä, käyttöliittymäosaamista, jne.

Sen lisäksi esiselvitysvaiheessa, tai ennen kuin varsinainen hanke aloitetaan, tulee tietää järjestelmän tärkeys: kuinka tärkeä ja kriittinen hankittava järjestelmä tulee olemaan. Muuten on mahdotonta laatia riittävän toimintavarmuuden takaavia vaatimuksia. Tämäkin vaihe on asiakkaalle usein vaikea määriteltävä. Kun tarve, tärkeysluokka ja toteutusvaihtoehdot on selvillä voidaan aloittaa vaatimusmäärittelyjen tekeminen. Toiminnalliset vaatimukset, tekniset vaatimukset, käytettävyysvaatimukset ja IT-arkkitehtuuri ja tietoturvavaatimukset.

Saavutettavuus- ja käytettävyysvaatimukset

  • Käyttäjähaastattelut ja muut menettelyt

Tietoturva ja tietosuoja

  • Tiedon laatu: julkista, luottamuksellista tai salassa pidettävää tietoa.
  • henkilötietoa
  • Muuta luottamuksellista tai sisäistä tietoa: tilinpäätöstietoa, sopimuksia, julkaisematonta tutkimustietoa.
  • Käyttäjät, vain henkilökunta, vain oma organisaatio?
  • Materiaalin dynaamisuus? Onko materiaali tallennettu myös toiseen järjestelmään? säilytysaika?
  • Käyttäjien määrä?

Arkkitehtuurivaatimukset

  • Järjestelmän tulee soveltua muun IT-ympäristön arkkitehtuuriin.

Toiminnalliset vaatimukset

  • kuinka järjestelmän tulee toimia
  • mitä, mistä ja miten sinne syötetään
  • kuinka tietoa haetaa ja kuinka sitä pitää pystyä muokkaamaan.

2. Kilpailutus

  • a. Vaatimusmäärittelyt
    • tähän tulee panostaa aikaa
    • yksityiskohtaiset ja konkreettiset vaatimuslistat (käytettävyys, saavutettavuus, tietoturva..)
    • vaatimusten tekoon tai vähintään tarkistamiseen tulee osallistua kaikkien sidosryhmien (käyttäjät, tekniset ylläpitäjät, it-arkkitehdit, tietoturva, hankinta..)
    • tyypillisesti 100-200 vaatimusta
    • huonot vaatimukset johtavat markkinaoikeuteen tai huonoon järjestelmään
    • kerran kunnolla tehtyä vaatimuslistaa voi käyttää myös tulevissa hankkeissa pohjana.
  • b. Varsinainen kilpailutus (valmistelu, kilpailutus - toimittajan valinta. Useita tapoja)
    • Neuvottelumenettely: hidas, mutta voidaan paremmin vaikuttaa toimittajan valintaan
    • Rajoitettu menettely
    • Avoin menettely.
  • c. Valitun toimittajan kanssa: järjestelmän testaus, auditointi, validointi, asennus. Toteutuksen käytettävyyden ja saavutettavuuden auditointi.
  • d. Käyttöönotto, jalkautus, käyttäjien ohjeet, tietosuojaseloste, jos on tarpeen sekä muu dokumentointi.

Kuuleminen ja jatkokehitys

  • kansalaiskuuleminen, virkamieskuuleminen
  • kuulemispalvelut, kyselyt tai käyttäjätutkimus

Lähteet

  1. Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348
  2. Tiedonhallinta ja tietoyhteiskunnan esteettömyys Hallituksen toimintakatsaus liittokokouskaudelta 2008 - 2012
  3. Sähköisten palvelujen saatavuus EUROPA. eEurope-Toimintasuunnitelma. Digitaalistrategiaa koskevat ohjelmat.
  4. Kohti esteetöntä tietoyhteiskuntaa Toimenpideohjelma 2011–2015. Liikenne- ja viestintäministeriö. Ohjelmia ja strategioita 1/2011
  5. Tietoteknologia hankintavälineenä ja -kohteena Tomi Voutilainen. Referee-artikkeli, versio 1.0 Edilex 2011/20. 15.9.2011

Muut lähteet

Sivulle 2